Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn mang đến sự phóng khoáng, không gian mở và cảm giác gần gũi với thiên nhiên mà các sự kiện trong nhà khó lòng sánh kịp. Tuy nhiên, đi kèm với những ưu điểm đó là vô vàn thách thức mà người làm sự kiện phải đối mặt. Từ thời tiết thất thường đến vấn đề kỹ thuật phức tạp, nếu không có kinh nghiệm, sự kiện của bạn có thể gặp rắc rối lớn.
Để giúp bạn tự tin hơn khi tổ chức sự kiện ngoài trời, TH Event sẽ chia sẻ 5 kinh nghiệm vàng mà bạn cần nắm rõ để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và thành công mỹ mãn.
1. Luôn có phương án dự phòng thời tiết: Chìa khóa vàng cho sự kiện ngoài trời
Thời tiết là yếu tố khó lường nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Một buổi chiều nắng đẹp có thể đột ngột biến thành cơn mưa rào bất chợt, hay gió lớn có thể làm ảnh hưởng đến cấu trúc sân khấu. Vì vậy, việc chuẩn bị phương án dự phòng là TUYỆT ĐỐI CẦN THIẾT.
- Dự báo thời tiết: Theo dõi sát sao dự báo thời tiết trong nhiều ngày trước và trong sự kiện. Sử dụng nhiều nguồn tin cậy để có cái nhìn tổng quan nhất.
- Hệ thống che chắn: Luôn chuẩn bị sẵn sàng bạt che, nhà bạt, dù lớn hoặc khu vực mái che để bảo vệ khách mời và thiết bị khỏi nắng gắt hoặc mưa. Đặc biệt, khu vực sân khấu, âm thanh, ánh sáng phải được che chắn kỹ lưỡng.
- Sàn chống trơn trượt: Nếu có dự báo mưa, cần có biện pháp xử lý sàn để tránh trơn trượt, đảm bảo an toàn cho khách mời.
- Hệ thống thoát nước: Đối với các địa điểm có khả năng đọng nước, cần có kế hoạch thoát nước hiệu quả.
- Vật dụng hỗ trợ: Chuẩn bị sẵn khăn giấy, quạt cầm tay (nếu trời nóng), áo mưa mỏng dùng một lần (nếu dự báo mưa nhỏ).
Lưu ý: dù bạn tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa khô, thì cũng đừng bỏ qua phương án dự phòng mưa – nắng – gió, vì một cơn mưa bất chợt có thể phá hỏng toàn bộ công sức của bạn.
2. Âm thanh ánh sáng: Yếu tố sống còn trong không gian mở
Khác với không gian trong nhà có tường bao âm, việc tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi hệ thống âm thanh – ánh sáng phải công suất lớn và có tính định hướng cao để đảm bảo hiệu quả nghe – nhìn cho toàn bộ khán giả.
Âm thanh:
- Công suất lớn: Cần hệ thống loa có công suất đủ mạnh để âm thanh lan tỏa đều khắp không gian, không bị loãng hoặc bị gió thổi bay.
- Phân bổ loa hợp lý: Bố trí loa vệ tinh ở nhiều vị trí khác nhau để đảm bảo mọi khách mời đều nghe rõ, tránh tình trạng nơi quá to, nơi quá nhỏ.
- Kiểm soát tiếng ồn xung quanh: Nếu địa điểm gần khu dân cư hoặc đường lớn, cần có biện pháp giảm thiểu tiếng ồn từ bên ngoài ảnh hưởng đến sự kiện.
- Dây cáp và nguồn điện: Dây cáp phải được bọc bảo vệ cẩn thận, tránh va đập hoặc ngấm nước. Nguồn điện phải ổn định và có máy phát điện dự phòng.
Ánh sáng:
- Ban ngày: Tận dụng ánh sáng tự nhiên. Tuy nhiên, vẫn cần đèn phụ trợ cho khu vực sân khấu hoặc các khu vực trưng bày nếu trời âm u hoặc để tăng hiệu ứng.
- Ban đêm: Đây là lúc ánh sáng phát huy tối đa tác dụng. Cần hệ thống đèn chiếu sáng tổng thể, đèn trang trí (đèn led, fairy lights…), đèn sân khấu chuyên dụng (moving head, par led…) để tạo hiệu ứng ấn tượng và đảm bảo an toàn di chuyển cho khách.
- Hệ thống chống nước: Tất cả các thiết bị điện tử, đặc biệt là đèn và loa, phải có khả năng chống nước hoặc được bảo vệ kỹ càng.
Một hệ thống âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp sẽ nâng tầm sự kiện của bạn lên một đẳng cấp khác.
3. Đảm bảo an toàn: Ưu tiên hàng đầu không thể bỏ qua
Một sai sót nhỏ về an toàn khi tổ chức sự kiện ngoài trời có thể dẫn đến rủi ro lớn cho doanh nghiệp tổ chức. Hãy xem an toàn là ưu tiên số 1, đặc biệt khi có dựng sân khấu, khung sắt, dàn đèn treo cao…
- Khảo sát địa hình: Đánh giá kỹ địa hình, phát hiện các khu vực dốc, trơn trượt, ổ gà hay vật cản nguy hiểm.
- Lối thoát hiểm và chỉ dẫn: Thiết lập các lối thoát hiểm rõ ràng, dễ nhìn thấy và biển chỉ dẫn đầy đủ.
- An ninh: Bố trí đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp để kiểm soát người ra vào, giữ gìn trật tự và tài sản.
- Y tế: Luôn có đội ngũ y tế túc trực hoặc ít nhất là tủ thuốc sơ cứu đầy đủ.
- Điện và thiết bị: Đảm bảo hệ thống điện, dây cáp được đấu nối an toàn, tránh chập cháy hoặc rò rỉ. Kiểm tra kỹ độ chắc chắn của sân khấu, giàn truss, backdrop.
- Phòng cháy chữa cháy: Chuẩn bị đầy đủ bình chữa cháy, nắm rõ quy trình PCCC.
- Kiểm soát côn trùng: Đặc biệt ở các khu vực có cây cối, gần sông nước, cần có biện pháp chống muỗi, côn trùng.
Sự an toàn tuyệt đối sẽ giúp khách mời thoải mái tận hưởng sự kiện.
4. Logistics và hậu cần: Sự chuẩn bị tỉ mỉ làm nên khác biệt
Việc di chuyển, lắp đặt, hậu cần khi tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ phức tạp hơn nhiều do không có sẵn hạ tầng như trong nhà. Sân bãi, điện, nước, chỗ để xe, vị trí set up… tất cả đều cần tính toán kỹ.
- Vận chuyển và lắp đặt: Lên kế hoạch chi tiết cho việc vận chuyển thiết bị, vật tư đến địa điểm. Đảm bảo đủ nhân lực và thời gian để lắp đặt, dàn dựng.
- Điện nước: Kiểm tra nguồn điện, nước tại địa điểm. Nếu không đủ, cần có máy phát điện, bồn chứa nước di động.
- Nhà vệ sinh: Đảm bảo có đủ số lượng nhà vệ sinh di động sạch sẽ, hoặc nhà vệ sinh cố định đáp ứng đủ nhu cầu của khách mời.
- Khu vực chuẩn bị và kho: Cần có không gian riêng để tập kết đồ đạc, làm kho tạm thời và là nơi chuẩn bị của nhân sự.
- Phục vụ ăn uống (nếu có): Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Có khu vực riêng để chế biến, lưu trữ thực phẩm và phục vụ, tránh côn trùng.
- Giấy phép và quy định: Nắm rõ các quy định về tiếng ồn, thời gian hoạt động của địa phương.
Logistics tốt là nền tảng vững chắc để mọi hoạt động khác diễn ra trơn tru.
5. Thiết kế trải nghiệm linh hoạt, phù hợp với không gian mở
Một sự kiện ngoài trời không chỉ mang yếu tố lễ nghi – truyền thông, mà còn là nơi đem lại cảm xúc và trải nghiệm đáng nhớ cho người tham dự. Vì vậy, kịch bản cần linh hoạt và tận dụng tối đa không gian mở độc đáo của địa điểm.
Tận dụng không gian:
Thay vì chỉ tập trung vào sân khấu chính, hãy phân bổ các khu vực hoạt động nhỏ hơn trong toàn bộ không gian. Điều này giúp khách mời có nhiều lựa chọn và không cảm thấy bí bách.
Hoạt động tương tác:
- Minigame vận động nhẹ: Các trò chơi vui nhộn, không quá sức nhưng đủ để khách mời vận động, giao lưu và phá bỏ sự rụt rè.
- Workshop ngoài trời: Các buổi hướng dẫn, trải nghiệm thực tế (ví dụ: vẽ tranh, làm đồ handmade, pha chế đồ uống) trong không gian thoáng đãng.
- Hoạt động tương tác trực tiếp: Các điểm check-in với nhân vật mascot, tiết mục biểu diễn ngẫu hứng…
Thiết kế khu vực check-in và chụp ảnh sáng tạo:
Tận dụng cảnh quan thiên nhiên (cây cối, hồ nước, bãi cỏ…) để tạo ra các photo booth hoặc khu check-in độc đáo, thu hút khách mời chia sẻ trên mạng xã hội.
Đảm bảo sự thoải mái cho khách mời:
- Trạm nước uống: Bố trí nhiều trạm cung cấp nước giải khát, nước lọc miễn phí.
- Khu vực nghỉ chân: Thiết lập các khu vực ghế ngồi, ghế lười hoặc thảm cỏ với dù che nắng/mưa, quạt phun sương để khách có thể thư giãn khi cảm thấy mệt mỏi hoặc bị ảnh hưởng bởi thời tiết.
Việc thiết kế trải nghiệm linh hoạt và đặt khách mời làm trung tâm sẽ giúp sự kiện của bạn không chỉ thành công về mặt tổ chức mà còn để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng người tham dự.
Xem thêm: TH Event – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam
TH Event – Chuyên gia tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp!
Tổ chức sự kiện ngoài trời là một nghệ thuật và khoa học, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kinh nghiệm thực tế. Với những thách thức kể trên, việc tự tổ chức có thể khiến bạn gặp phải nhiều khó khăn và rủi ro.
Tại TH Event, chúng tôi có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về mọi khía cạnh của việc tổ chức sự kiện ngoài trời. Chúng tôi sẽ giúp bạn:
- Khảo sát và lựa chọn địa điểm lý tưởng.
- Xây dựng kịch bản chi tiết và phương án dự phòng tối ưu.
- Cung cấp hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu và trang thiết bị hiện đại nhất.
- Đảm bảo an toàn tuyệt đối và xử lý mọi vấn đề phát sinh chuyên nghiệp.
- Quản lý logistics hiệu quả.
- Thiết kế trải nghiệm độc đáo, tận dụng tối đa không gian mở.
Hãy để TH Event đồng hành cùng bạn, biến mọi ý tưởng tổ chức sự kiện ngoài trời thành hiện thực một cách suôn sẻ, ấn tượng và thành công ngoài mong đợi!
Liên hệ với TH Event ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết cho sự kiện ngoài trời sắp tới của bạn!
☎ Hotline : 0904.669.995 – 0978.737.483
🌐 Website: https://thevent.com.vn
📧 Email: Bookingthevent@gmail.com
